Uczestniczyłem w wielu spotkaniach, których charakterem było rozwiązanie konkretnego problemu. Organizator chciał przeprowadzić je w taki sposób aby po nim powstawała wartość dla niego oraz wszystkich innych biorących w tym udział. Niestety w większości sytuacji spotykałem się z totalnym marnowaniem potencjału i czasu ludzi uczestniczących w tych „burzach mózgów”.
Zwykle po kilku godzinach wychodziliśmy ze świadomością, że napracowaliśmy się jak robotnicy na polach ryżowych w Chinach jednak organizator pozostawał z stertą nieposkładanych pomysłów z których nic klarownego właściwie nie wynikało.
Wszyscy spodziewaliśmy się powstania czegoś niesamowitego jednak efekt naszej pracy trudno było tak nazwać. Smutne, prawda?
Tak było prawie za każdym razem. Prawie ponieważ czasem nawet ślepej kurze ziarno się trafi lub prowadzący miał odpowiednią charyzmę a ludzie rozumieli zasady tego procesu.
Zwykle czujemy, że w burzy mózgów jest ogromny potencjał. Jednak często też myślimy, że burze mózgów to totalna strata czasu i często wskazujemy problemy, które po krótce pozwolę sobie omówić.
Podstawowe problemy związane z burzą mózgów to:
Problem: Rozmowa o niczym
Podczas burz mózgów często ludzie uciekają w dygresję, skupiając się na różnego rodzaju pobocznych sprawach, gdy minie kilka godzin a spotkanie musi być zakończone okazuje się, że rozwiązań wskazanego problemu nie ma.
Problem: Nie chce mi się skoro inni są aktywni
Nagminne jest zachowanie związane z brakiem aktywności podczas burz mózgów poszczególnych członków zespołów. Dzieje się to w sytuacji gdy jakaś osoba lub osoby z zespołu mocno angażują się w burze mózgów i zgłaszają wiele rozwiązań (wystarczająco dużo, by inni poczuli nadaktywność tej osoby). Badania wskazują, że te same osoby gdy mają wykonać podobne zadanie ale nie w grupie podczas burzy mózgów cechuje zdecydowanie większa aktywność.
Problem: Obawa przed oceną przez innych
Obawa przed oceną zamyka każdą osobę, niezależnie od reguły burzy mózgów, która dotyczy zapewnienia braku krytyki pomysłów. Ludzie biorący udział w takich spotkaniach posiadają wewnętrze obawy dotyczące utraty wiarygodności, obniżenia zaufania, obawy przed wyśmianiem gdy pokażą jakiś w ich ocenie „dziwny” pomysł.
Problem: Blokada aktywności w grupie
Problem blokady dotyczy samej komunikacji, podczas spotkania możliwe jest udzielanie głosu tylko jednej osobie, proces słuchania i zapisywania konkretnego pomysłu wyklucza pokazywanie nowych. Proces w całości jest jednowątkowy i przez to pojawiają się blokady. Jeśli moderator udziela w 10 osobowej grupie komuś głos 9 innych oczekuje na zgłoszenie swojego pomysłu, w związku z tym zamykają się na to co ta jedna osoba mówi aby nie zapomnieć tego co same chcą powiedzieć. Zakładając nawet, że każda z tych 10 osób ma tylko 1 minutę na wygłoszenie swojego pomysłu podczas gdy mówi pierwsza, dziesiąta rozpoczyna proces 9 minutowego oczekiwania na swój głos. To oczekiwanie często związane jest z mocną blokadą i brakiem słuchania co mówią inne osoby.
Problem: Konformizm
Uleganie grupie, podporządkowanie się ogólnemu trendowi, który pojawia się podczas burzy mózgów, nie ujawnianie pomysłów, które nie pasują do tego co inni mówią, wskazywanie tylko podobnych pomysłów do tego co wskazał przełożony to tylko wierzchołek problemów związanych z konformizmem u uczestników burzy mózgów.
Problem: Iluzja produktywności grupy
Podczas burz mózgów ciągły potok informacji od każdego z członków zespołu sprawia, że pojawia się wrażenie, że bardzo dużo pomysłów powstaje. Tak dużo, że w pewnym momencie zaczyna się ograniczanie dodatkowych pomysłów ponieważ „tak dużo już wymyśliliśmy, że aby to zrobić to będziemy potrzebować wiele lat pracy”. Ta iluzja produktywności blokuje wartościowe pomysły, często takie, które powinny zostać wybrane jako prawdziwe rozwiązania problemu.
Problem: Agregacja informacji
Gdy grupa jest mocna i aktywna, moderator ma mocne problemy z odpowiednim przetworzeniem informacji umieszczanej na tablicach, często mijają tygodnie od burzy mózgów aby pojawiły się wnioski dotyczące tego co pojawiło się podczas tych spotkań. Dodatkowo większość burz mózgów nie korzysta z odpowiednich narzędzi do wskazania najbardziej rokujących rozwiązań i proces kończy się jedną długą listą różnych pomysłów.
Problem: Brak informacji o autorze rozwiązania, brak autora
Podczas burzy mózgów wszyscy są autorami rozwiązań, trudno wskazać inicjującą osobę ponieważ autor nie jest nigdy zapisywany przy pomyśle. Może to budować blokadę ujawniania pomysłów, ponieważ ludzie zwykle są zainspirowani przez innych pozostawiają je sobie na później.
Problem: Brak zasad
Większość burz mózgów odbywa się bez ustalonych zasad, właściwie jedyną znaną członkom takiego spotkania zasadą jest brak krytyki innych pomysłów. Brak ustaleń dotyczących kto jest właścicielem pomysłów powstałych podczas spotkania, brak znajomości samego procesu prowadzenia takich spotkań to tylko podstawowe problemy związane z niską skutecznością burz mózgów.
Problem: Długość spotkania
Tak jak już wcześniej wspominałem podczas spotkania każdy otrzymuje swój głos aby wskazać swoje rozwiązanie, zwykle prezentacja jednego rozwiązania to około 2-4 minut, uczestnik wskazuje rozwiązanie i delikatnie je opisuje, czasem odpowiadając na pytania uściślające/wyjaśniające zadane przez moderatora.
W sytuacji gdy zespół ma 6 osób i każdy chce zgłosić 10 rozwiązań to sam proces związany z budowaniem listy potencjalnych rozwiązań liczony jest w setkach minut (od 120 do 240 minut czyli od 2 do 4 godzin) a trzeba zaznaczyć, że to dopiero początek procesu, gdy doliczymy następne fazy związane z kluczowym budowaniu wartości na inspiracji, przerwy na odpoczynek dla mózgów oraz oznaczaniem potencjału to takie spotkania mogą trwać rozciągnąć się nawet kilka dni.
ustorm.me powstaje i rozwiązuje te problemy!
I aby rozwiązać te problemy właśnie pracuje nad narzędziem ustorm.me. Narzędzie to ma doprowadzić do tego, że ludzie z przyjemnością, aktywnie i zaangażowaniem będą brać udział w burzach mózgów. Pomoże rozwiązywać problemy oraz będzie wspierać mocną identyfikację z procesem.
Burze mózgów mogą być efektywne wystarczy sprawny proces i dobre narzędzia do ich obsługi!
Zapisz się już dziś, aby uzyskać dostęp do testowej wersji! Zapraszam na ustorm.me!