Jak zrobić dobrą prezentację?

Jeśli zastanawiasz się, jak zrobić dobrą prezentację? Co może wpłynąć na jakość przekazu? Co znaczy, że pierwszy i ostatni ekran jest najważniejszy? – na te pytania odpowiadam, bazując na doświadczeniach swoich i wielu doświadczonych prelegentów.

Po różnych spotkaniach, w których miałem przyjemność lub nie uczestniczyć mogę spokojnie powiedzieć, że dominuje pewna szkoła robienia prezentacji, którą nazywam „wrzuć-wszystko-co-ci-ślina-na-język-przyniesie-dopraw-obrazkami-z-googla-i-przeczytaj-to-zebranym”. Naprawdę, gdy widzę takie prezentacje niezależnie od tematyki , zawsze mam mieszane uczucia. Dobre prezentacje, czyli takie, które mnie przekonują, są robione zgodne z niżej umieszczonymi zasadami, więc jeśli chcesz zrobić dobrą prezentację, warto je zastosować.

Zacznę wiec od najważniejszej zasady, czyli tej, że pierwszy i ostatni slajd są najważniejsze. Pierwszy, dlatego, że zwykle najdłużej jest wyświetlany. Długość czasu wynika z faktu, że na początku prezentacji wyświetlamy go a w tym czasie ludzie się dopiero zbierają, skupiają, sala jest przez organizatora wyciszana, oczekujemy na spóźnialskich, niektórzy wprowadzają i prezentują prelegenta. Zdecydowana większość publiczności patrzy na to, co jest na tym slajdzie pokazane. To najlepsza okazja by wprowadzić ludzi w temat. Pokazać swoje przygotowanie, pokazać korzyści, jakie wypływają z tej prezentacji.

Ostatni slajd jest ważny bo zawiera podsumowanie tego, o czym mówiliśmy i to cały czas gdy trwają pytania z sali. Pokazuje jeszcze raz wszystkie ważne rzeczy. Pokazuje korzyści, wartości, zagrożenia. Wszystko sprawnie, aby nie było powodu wracać do slajdów, które te informacje pokazywały. Ostatni slajd to z czas dyskusji, zgody, wątpliwości.  To czas, w którym ten slajd ma stać się twoją podporą. To on ma odpowiadać na pytania, dlaczego chcesz coś zrobić a dlaczego nie. Ma być kotwicą i stabilizacją twego zdania, które właśnie wygłosiłeś. Gdy widzę ostatni slajd z napisem „dziękuje za uwagę” zastanawiam się, dlaczego mi tego ktoś nie powiedział tylko to do mnie pisze? Albo, dlaczego mi ktoś dziękuje nawet wtedy gdy nie uważałem? Ostatni ekran to spinacz zapinający kluczowe tezy w głowie słuchacza. Z tym przekazem słuchacz ma wyjść i o tym ma rozmyślać, gdy ktoś przypomni o Twojej prezentacji.

Oczywiście w każdą dobrą prezentację poprawiają również aspekty techniczne. Używaj słów kluczowych zamiast zdań – niech to, co mówisz odnosi się do czegoś, co łatwo zapamiętać. Użyj zasady 15 słów, jeśli to, co chcesz przekazać powiesz za pomocą maksymalnie 15 słów to znaczy, że to dotrze do słuchacza, jeśli nie jesteś w stanie tego powiedzieć w ten sposób podziel temat na takie grupy, aby to było możliwe.

Nie waż się nie doceniać wyglądu Twojej prezentacji! Nie stosuj żadnych dziwnych czy losowych czcionek. Nie pokazuj żadnych list, punktów, punktorów, obrazów w różnych stylach oraz kolorów. Wystrzegaj się dziwnych animacji i przejść pomiędzy slajdami. Prezentacja jest tłem a nie pokazem Twoich umiejętności obsługi oprogramowania. Ty prezentujesz sobą. To Ty mówisz. Ludzie nie mają czytać Twojej prezentacji. Ty też jej też nie możesz czytać. Ona ma świecić za Twoimi plecami i pomagać Ci obrazować to, co mówisz, dlatego używaj zdjęć, przykładów, wykresów zamiast opisów.

A skoro prezentacja jest tłem to wcale nie musi mieć miliona ekranów. Ekranów jedynie zapełniających, co minutę ekran. Odnośnie tego problemu znam dwie zasady. Pierwsza zwana „10-20-30” czyli 10 slajdów, nie dłużej niż 20 minut z tekstem pisanym czcionką nie mniejszą niż 30 punktów oraz druga zasada zwana „20-20” czyli 20 slajdów, każdy nie dłużej niż 20 sekund. 20 sekund to maksymalny czas, który pozwala na pochłonięcie tego co jest na slajdzie. Po przekroczeniu tego czasu ludzie zaczynają się nudzić. Jeśli chcesz po prezentacji wręczyć jej zawartość słuchaczom zrób oddzielny dokument opisujący to, co mówisz. Nigdy nie zrobisz prezentacji, która będzie tak dobra bez Twojej narracji. Nie uda Ci się też zaprezentować energetycznie tematu z prezentacją zawierającą tekstową narracje, którą będziesz jedynie powtarzać.

Wszystko to, co napisałem jest ważne, jednak najważniejsze jest to aby się przygotować – musisz ją powiedzieć kilka razy, musisz ją przećwiczyć. Ludzie widzą gdy mówisz prezentacje pierwszy raz. Ewidentnie widać brak twojego kontaktu wzrokowego z audiencją. Widać Twoją nerwowość często wyrażoną dużą szybkością prezentacji. Widać też brak pewności, przepraszanie. Brak przyjemności z opowiadania tego co prezentujesz wpływa drastycznie ja jakość Twojego przekazu. To kluczowe powody, przez które czujemy, że prezentacja jest słaba. Naprawdę warto jest popracować nad tymi rzeczami, bo przecież tych prezentacji dla sportu nie robisz i chcesz osiągnąć sukces. Prawda?

A jak chcesz zobaczyć dobrze zrobioną prezentację to proszę, oto przykład:

Polecam też wpis Jak zrobić brawurową prezentację w 9 krokach? przygotowany przez Marka Ścibiora.

Zobacz też tę prezentację: